|
در مورد یک روز فکر کنید، زمان می‌گذرد، چه شما آن را صرف کارهای بیهوده کنید و چه صرف رسیدن به اهدافتان. یکی از مشکلات بزرگ برای بیشتر ما تنظیم زمان است. مدیریت زمان یعنی اینکه بتوانیم راه رسیدن به اهداف بزرگ و اصلی خودمان را طی یک برنامه‌ریزی زمانی صحیح و منظم هموار کنیم. جهت داشتن روش مناسب مدیریت زمان است، باید بدانیم چه می‌خواهیم انجام دهیم و هر کدام از قسمت‌های برنامه ما چه مقدار زمان می‌برد. برای برنامه‌ریزی بهتر به عقب برگردید و ابتدا بر یک دوره زمانی مشخص در گذشته مروری داشته و کارهای انجام شده در این دوره (یک هفته گذشته یا یک ماه گذشته) و میزان زمانی را که هر کدام از کارها به خود اختصاص داده بررسی کنید و سپس برای برنامه‌ریزی آینده خود تصمیم بگیرید.
زمان از بهترین سرمایه‌های ما انسان‌هاست که در اختیار داریم و در عین حال می‌تواند بی‌مصرف‌ترین آنها نیز باشد.
برنامه‌ریزی شما را از سرگردانی نجات داده و به شما کمک می‌کند که از زمان به عنوان بزرگترین سرمایه زندگی‌تان استفاده کنید. سعی کنید هر کاری را در زمان خودش انجام دهید و از به تعویق انداختن کارها خودداری کنید. بنابراین قبل از انجام هر کاری از خود بپرسید:
ـ چرا این کار را انجام می‌دهم؟
ـ اگر این کار را نکنم چه می‌شود؟
ـ اگر آن را به آینده موکول کنم چه خواهد شد؟
اگر در شروع انجام هر کاری صادقانه به سئوالات بالا پاسخ دهید، ضرورت انجام کار، بدون اتلاف وقت زیاد برای انجام آن، برای شما مشخص خواهد شد.
هنگام برنامه‌ریزی درنظر داشته باشید که هر برنامه‌ای قابل تغییر است، در برنامه‌ریزی خود واقع‌گرا باشید و طوری برنامه‌ریزی کنید که همیشه جلو باشید، هیچ کاری را به آینده موکول نکنید، مگر این که انجام آن کار در حال حاضر ضرورت و فوریتی نداشته باشد.
در این مقاله شما را با گستره مشکلات مدیریت زمان، برنامه‌ریزی، تصمیم‌گیری و... آشنا خواهیم کرد، باشد که بتوانیم از زمان حداکثر استفاده را ببریم.
گستره مشکلات مدیریت زمان
به طور کلی اگر بخواهیم مشکلات موجود در راه مدیریت و بهره‌وری از زمان را ریشه‌یابی کنیم شاید بتوان آن را بدین گونه بیان کرد:
1) رفتارکردن به گونه‌ای که زمان را چیزی بی‌بها و بی‌اهمیت درنظر بگیریم
باید بدانیم هیچ‌گاه قادر به تولید زمان یا بازگرداندن زمان از دست رفته نیستیم. پس بدانید وقت طلاست و باید از هر ساعت و هر زمان بهره‌گیری کنیم.
2) به تعویق انداختن کارها
اگر کارهای شما از اهمیت زیادی برخوردار است، بهترین راه آن است که آن کار را تکمیل کنید، موانع را از سر راهش بردارید و آن را هم اکنون انجام دهید.
3) مشخص نبودن اولویت‌ها
برخی از کارها را بدون آن که زیانی به برنامه وارد کنند می‌توان به تأخیر انداخت، امّا این امکان برای بعضی دیگر وجود ندارد پس سعی کنیم اولویت کارهایمان را مشخص کنیم.
4) برنامه‌ریزی ضعیف یا بی‌برنامگی
یکی از کلیدهای مؤثر برای مدیریت زمان آن است که دقیقاً بدانید که می‌خواهید از هر دقیقه وقت خود در طی چند روز آینده چه بهره‌ای ببرید.
5) پیش‌آمدهای احتمالی نامناسب
هیچ برنامه‌ای کامل نیست، ممکن است به این نکته پی ببرید که نمی‌دانید چگونه با شرایط غیرقابل پیش‌بینی کنار بیایید و قادر به هیچ کاری نیستید، مگر آن که برنامه‌ای پشتیبانی کننده داشته باشید که چنانچه اهداف و برنامه‌ریزی اولیه شما کارگر نیفتد راهتان را مشخص سازید.
6) کوشش برای آن که همه چیز را خودتان انجام دهید
شما می‌توانید مسبب بعضی از کارها، سازمان‌دهنده، هدایت‌کننده و حتی مجری آنها باشید، ولی نه همیشه، پس با برنامه‌ریزی صحیح آنچه در توان شماست را برعهده بگیرید (نه بیشتر و نه کمتر)
7) بی‌مسئولیتی نسبت به دیگران
این امر موجب می‌شود که افراد دیگر نیز در جهت جبران بی‌احترامی شما برآیند که باعث به هم ریختگی برنامه شما و تلف شدن قسمتی از زمان می‌شود.
8) سوءاستفاده از تلفن و داشتن ملاقات‌های بیش از اندازه
سعی کنید در این دو مورد نسبت به خود بسیار سخت‌گیر باشید چرا که مکالمات تلفنی و ملاقات‌های بیش از اندازه و غیرضروری قسمت زیادی از زمان در دسترس و مفید شما را کم می‌کند.
9) اسیر و برده ساعت بودن
از ابتدا، توانایی خود را درنظر بگیرید و زمان کافی جهت انجام هر کاری را درنظر گرفته و آن کار را در زمان مناسب و با کیفیت خوب انجام دهید.
10) نداشتن تعهد
مدیریت زمان صرفاً مسأله رویاروشدن با آخرین مهلت‌ها نیست، بلکه از پیش اندیشیدن، برنامه‌ریزی کردن، اطمینان یافتن از صرف وقت در حد امکان و تعیین اولویت‌هاست.
باید بدانید که مدیریت زمان در انجام دادن هر طرحی در همه مراحل و گام به گام اهمیت دارد.
11) واکنش به جای کنش
سعی کنیم در مرحله کنش از تکنیک‌های مدیریت زمان بهترین استفاده را بکنیم تا وارد مرحله واکنش نشویم.
برای شروع برنامه‌ریزی در مدیریت زمان سئوالات زیر را درنظر داشته باشید:
ـ آیا به هدف‌هایتان فکر کرده‌اید؟
ـ نگرش شما نسبت به تنظیم و تقسیم زمان چیست؟
ـ آیا تاکنون از زمان استفاده نابجا کرده‌اید؟
اگر تاکنون به 3 پرسش بالا فکر کرده باشید، به این معنی است که مفهوم مدیریت زمان را دریافته‌اید.
آیا تاکنون اهداف خود را تنظیم کرده‌اید؟
در هر کاری مهم است که مشخص کنید چه اهدافی دارید و زمان را برای رسیدن به آنها تنظیم کنید. اهداف مهم خود را درنظر بگیرید و آن را به اهداف جزئی تقسیم کنید؛ به عبارت دیگر هدف اصلی خود را به اهداف کوچک تقسیم کنید. در این قسمت مشخص کنید ساعات هفته خود را تاکنون چگونه می‌گذراندید و سپس به سئوالات زیر پاسخ دهید:
ـ آیا تاکنون فکر کرده‌اید که چه مقدار زمان برای دست‌یابی به اهدافتان درنظر گرفته‌اید؟
ـ آیا برنامه‌ریزی زمانی که تاکنون داشته‌اید برای رسیدن به اهدافتان مناسب بوده است؟
ـ آیا می‌توانید بدون توجه به زمان‌بندی‌های گذشته و انجام کارهای قبلی، برنامه کنونی را تنظیم کنید؟
برای پاسخ به این سئوال‌ها که شما دقیقاً بدانید چه باید بکنید، چرا اکثر وقت افراد به این دلیل تلف می‌شود که نمی‌دانند برای آینده چه باید بکنند، خوب است.
بدانید که، تنظیم و تعیین اهداف اصلی، قلب دستگاه مدیریت زمان است و تقسیم آن به اهداف کوچک‌تر، راه رسیدن به آن اهداف را برای شما روشن می‌سازد.
چهار اصل مهم در مدیریت زمان
در مدیریت زمان چهار اصل مهم وجود دارد که عبارت‌اند از: اهمیت، فوریت، مؤثربودن و رضایت
اهمیت و فوریت
یک روش مؤٍثر در استفاده از تکنیک‌های مدیریت زمان، این است که در رابطه با اهمیت و فوریت مسائل و کارهایی که می‌خواهید انجام دهید فکر کنید.
کارهای کم‌اهمیت و غیرفوری
اندکی در مورد کارهای روزانه خود فکر کنید. چه قدر از وقت شما در حال حاضر صرف انجام کارهای کم‌اهمیت و غیرفوری می‌شود؟ کارهایی مثل تماشای تلویزیون برای ساعت‌های متوالی، مکالمات غیرضروری با تلفن و... این گونه کارها زیاد انجام می‌شود و هرگز ما را در رسیدن به هدفمان یاری نمی‌کنند.
کارهای کم‌اهمیت و فوری
انجام این کارها به کمی احتیاط نیاز دارد چرا که شما مشغول انجام دادن کاری هستید که مدام در ذهن خود بی‌اهمیت بودن آن را تکرار می‌کنید، متأسفانه بسیاری از مواقع ناگزیر از انجام چنین کارهایی هستیم. برای حل این مشکل، هنگامی که مشغول انجام کاری هستید، از خود بپرسید: اگر این کار را نکنیم پی‌آمدهای آن چه خواهد بود؟ در صورت پاسخ دادن به این سئوال ممکن است کار شما اهمیت هم پیدا کند، چه بسا که شما با انگیزه‌تر آن را انجام می‌دهید.
کارهای مهم امّا غیرفوری
انجام کارهای مهم اما غیرفوری را در برنامه‌ریزی خود پس از کارهایی که فوریت بیشتری دارند قرار دهید و سعی کنید همواره اهمیت و فوریت و علت کارهایی را که انجام می‌دهید، در ذهن خود مرور کنید.
انجام این گونه کارها برای همه افراد لازم است. هر چه کاری مهم‌تر را به تعویق بیندازید؛ به طوری که میزان فوریت آن زیاد شود، اهمیت آن کمتر جلوه خواهد کرد، ولی باید درنظر داشته باشیم که جنبه اهمیت یک کار هیچ وقت با از بین رفتن فوریت انجام آن از بین نمی‌رود.
مؤثربودن و رضایت‌بخشی
لبوف میگوید: رضایت‌بخشی یعنی کاری را درست و دقیق انجام دادن، امّا مؤثربودن یعنی درست و دقیق انجام دادن کار.
مؤثربودن و رضایت‌بخشی نیز شامل چهار بخش می‌شود که عبارت‌اند از:
1) کار بی‌اهمیتی ناقص انجام شود (مؤثرنبودن، رضایت‌بخش نبودن)
هرگاه کار بی‌اهمیت باشد، و ضعیف هم عمل کنید، نه تنها هیچ نفعی نخواهد داشت بلکه مشکل را پیچیده‌تر خواهد کرد چرا که زمان بسیار بیشتری صرف پیداکردن راه‌حل مشکلی که پیچیده‌تر هم شده، خواهد شد، پس کارهای کم‌اهمیت بهتر است انجام نشوند و چه بسا ناقص انجام دادن آن، نیز جای بحث دارد.
2) کار مهمی ناقص انجام شود (مؤثربودن، رضایت بخش نبودن)
ممکن است تعجب کنید که چرا ممکن است یک نفر کار مهمی را ناقص انجام دهد؟
در جواب باید گفت: چون در حال تمرین کردن است. تلاش در جهت خوب انجام دادن کار است، منتها به دلایلی نظیر کم‌تجربگی انجام کار ضعیف به نظر می‌رسد.
3) کار غیرمهم کامل انجام شود (مؤثرنبودن، رضایت‌بخشی)
انجام کارهای غیرمهم به طور کامل موجب احساس رضایت‌مندی در فرد می‌شود. بنابراین برای تقویت اراده خود به کارهای کوچک و جزیی هم توجه کنید و سعی کنید آنها را کامل انجام دهید تا اعتماد به نفسی حاصل شود که اساس و پایه انجام کارهای مهم و بزرگ باشد، امّا مواظب باشید زیاده‌روی نکنید.
4) کارهای مهم، خوب و کامل انجام شود (مؤثربودن، رضایت‌بخشی)
یعنی این که بفهمیم چه کارهایی مهم هستند و آنها را آنقدر کامل انجام بدهیم تا رضایت کامل حاصل شود، در این صورت فرد احساس موفقیت بیشتری خواهد کرد. | 